Wie die Vereinigung Aktiver Aargauer Senioren 1000+ Mahlzeiten im Monat ausfährt

Die Vereinigung Aktiver Aargauer Senioren (VAAS) macht sich stark für ältere Mitbürgerinnen und Mitbürger. Seit Herbst 2019 organisieren Heinz Widmer, Gregor Staub und ihr Team den Mahlzeitendienst, soziale Anlässe, Seniorenferien, Stammtische und vieles mehr.

Der Zuspruch ist inzwischen immens und die Nachfrage hoch. So waren es bei der VAAS Mahlzeitendienst zu Beginn 8 Mahlzeiten, die Herr Widmer noch selbst ausfuhr. Heute sind es bereits über 1000 Mahlzeiten jeden Monat, die vom gesamten Team an 7 Tagen in der Woche zu Senioren nach Hause gebracht werden. Und es werden immer mehr. Beachtlich ist aber nicht nur die Menge an Hilfe, sondern auch die Tatsache, dass alle Mitglieder und Helfer selbst im Rentenalter sind.

Dieses Jahr hat der Mahlzeitendienst der VAAS die kulinarische Auszeichnung Fourchette verte bekommen, die Verpflegungsbetriebe auszeichnet, die eine gesunde und ausgewogene Ernährung anbieten.

Die Herausforderung

So viele Mahlzeiten und Kunden bedürfen einer guten Planung.

Jeden Tag stehen Herr Staub und Herr Widmer vor der Aufgabe, 40 Mahlzeiten möglichst effizient auf mehrere Touren zu verteilen. Früher wurde die gesamte Planung in Excel und Google Maps gemacht. Das hat jedes Mal über eine Stunde gedauert und war sehr mühselig und ineffizient.

Nach der Planung wurden die Excel-Tabellen ausgedruckt und den freiwilligen Unterstützern ausgehändigt. Sie mussten wiederum jede Adresse erst wieder bei Google Maps eingeben, um zum Kunden zu gelangen.

Zu Beginn, als es 8 Essen am Tag waren, hat das noch funktioniert, erinnert sich Herr Staub. Mit der Zeit wurde es aber immer mehr zum Problem.

Die Lösung

Mit xRouten ist die Planung jetzt in 5 Minuten erledigt. Die Excel-Tabellen, die vorher stundenlang mit Google Maps abgeglichen wurden, importiert Herr Staub einfach mit 2 Klicks und lässt sich die Touren automatisch von xRouten optimieren. Anschließend weist er sie den Fahrern zu und kümmert sich weiter um andere wichtige Sachen.

“Die Zeitersparnis im Büro bei der Planung ist enorm und dank der optimierten Routen sind auch die Strecken kürzer. Wir können so mit der gleichen Anzahl an Touren mehr Mahlzeiten ausfahren und sind auch noch schneller fertig."

Das Papier, das vorher allen Teammitgliedern vor der Tour übergeben wurde, wird auch nicht mehr benötigt. Alle haben ihre Touren jetzt auf der mobilen App, mit der sie ohne Google Maps navigieren können.

“Unsere Fahrer sind alle über 60. Manche auch schon 79 Jahre alt. Die App ist so leicht zu bedienen, dass jeder damit schnell zurecht kommt. Und weil alles automatisch funktioniert, ist niemand im Straßenverkehr abgelenkt.”

Vor der Einführung von xRouten hatte der VAAS Mahlzeitendienst auch bei der Erfassung und Dokumentation der gelieferten Mahlzeiten viel Schreibarbeit. Jetzt, wo alles automatisch über die App läuft, bekommen Herr Staub und sein Team jederzeit eine genaue Aufstellung der Lieferungen und es müssen keine Excel-Tabellen mehr gepflegt werden.

Die Vorteile

Die Zeitersparnis bei der Planung in Kombination mit den effizienten Routen ist ein Unterschied wie Tag und Nacht zum Vorgehen ohne xRouten, sagt Gregor Staub.

Einen Anstieg von 30% mehr Mahlzeiten pro Monat mit viel weniger Zeitaufwand kann sich jedes Unternehmen nur wünschen.

Mobile Apps, die auf allen Geräten laufen und einfach zu bedienen sind, machen Papier im Auto obsolet und den ganzen Betrieb flexibler.

Und weil die Dokumentation automatisch und in Echtzeit erledigt wird, geht die Übersicht selbst bei tausenden Lieferungen im Jahr nicht verloren. Damit hat die VAAS ein solides Fundament für das stetige Wachstum.

Heinz Widmer, Gregor Staub und ihr Team werden bereits Anfang 2023 zwei neue Fahrzeuge für mehr Touren in Betrieb nehmen. Später kommen noch weitere dazu. Mehr Informationen über die VAAS gibt es auf www.vaas.ch und auf Facebook.