Import von Excel-Tabellen

Sie können Ihre Ziele mit wenigen Klicks importieren. Gehen Sie dazu so vor:

Daten eingeben

Klicken Sie ganz oben links im Bild auf das orangene + und dann auf Import.

Ziehen Sie hier Ihre Tabelle rein oder klicken Sie auf das Import-Feld.

Sie können auch die Adressen in Ihrer Excel-Tabelle kopieren und in das große weiße Feld einfügen.

Wenn Sie möchten, können Sie auch unsere Excel-Vorlage downloaden. Löschen Sie dort einfach unsere Ziele und fügen Sie Ihre ein.

Folgende Felder stehen Ihnen bei xRouten zur Verfügung:

• Straße
• Hausnummer (falls von der Straße getrennt)
• Postleitzahl
• Stadt

Sie können sogar nur Postleitzahl ODER Stadt eingeben. Das kann jedoch zu ungenauen Ergebnissen führen.

• Name
• Notiz
• Tour
• Frühestens (z.B. 09:30)
• Spätestens (z.B. 14:00)
• Menge
• Verweildauer (in Sekunden oder Minuten kann in den Einstellungen bestimmt werden)
• Ansprechpartner
• Ansprechpartner Telefonnummer
• Vorlage
• Kunde
• Kunde E-Mail
• Kunde Telefon
• Referenz
• Dateien
• Lat (Breitengrad)
• Lng (Längengrad)

Außerdem können Sie in den Einstellungen Ihre eigenen Spalten anlegen. Klicken Sie dazu einfach auf das Zahnrad unten links im Bild und dann auf Einstelllungen. Klicken Sie dort auf den Reiter "Ziel". Hier finden Sie die Spalten mit einem orangenen +, auf das Sie klicken können, um einfach Ihre eigenen Spalten anzulegen und im System zu nutzen.

Sie müssen die Spalten in Ihrer Tabelle nicht genauso benennen. Im nächsten Schritt werden die Spalten automatisch erkannt oder können von Ihnen noch zugeordnet werden.

Sobald Ihre Ziele im weißen Feld angezeigt werden, können Sie auf den Knopf Nächster Schritt oben bzw. unten rechts klicken.

Spalten zuordnen

Hier sehen Sie ganz links die Spalten aus Ihrer Tabelle. Ganz rechts wird eine Vorschau der Daten angezeigt. In der Mitte können Sie mithilfe der Auswahlfelder bestimmen, welchen Werten Ihre Spalten bei xRouten entsprechen sollen. Wenn Sie eine Spalte nicht importieren möchten, wählen Sie einfach "Diese Spalte ignorieren" aus.

Spalten selbst in den Einstellungen benennen

Um die Spalten nicht bei jedem Import neu zuzuordnen, können Sie das auch einmalig in den Einstellungen machen. Danach werden Ihre Spalten automatisch nach Ihren Vorgaben erkannt und Sie können sofort zum nächsten Schritt springen.

Klicken Sie dazu unten links auf das Zahnrad und dann auf Einstellungen. Im Reiter oben finden Sie das Feld "Import". Hier tippen Sie einfach bei jeder Spalte Ihre eigenen Bezeichnungen ein und klicken anschließend auf "Speichern".

So sparen Sie sich diesen Schritt und können beim nächsten Import direkt zum nächste Schritt navigieren.

Daten prüfen

In diesem Schritt wird Ihre Tabelle so dargestellt, wie sie von xRouten erkannt wurde. Jetzt können Sie bei Bedarf Zeilen hinzufügen, entfernen und bearbeiten. Oben links sehen Sie wie viele Zeilen erkannt, wie viele davon abgeändert wurden und wie viele Zeilen noch Fehler enthalten.

Abgeänderte Zeilen werden gelb markiert. Das kann vorkommen, wenn xRouten zu einer Adresse eine andere Postleitzahl oder eine andere Stadt als angegeben erkannt hat.

Fehlerhafte Zeilen werden rot markiert und müssen angepasst oder entfernt werden. Um schnell alle rot markierten Zeilen auf einmal zu sehen, können Sie oben rechts den Schalter neben "Nur Zeilen mit Fehlern anzeigen" aktivieren.

Wenn Sie in Ihrer Tabelle eine Spalte namens "Tour" haben und alle Touren damit selbst bestimmen, sind Sie mit dem Importprozess fertig und können direkt auf den grünen Import-Knopf drücken. Die Touren werden genau so im System angelegt, wie Sie sie in Ihrer Tabelle haben.

Wenn Sie die Ihre Ziele lieber automatisch von xRouten auf mehrere Touren verteilen lassen möchten, klicken Sie stattdessen auf Nächster Schritt, um Ihre Touren zu konfigurieren.

Ziele verteilen (optional)

Bestimmen Sie hier, auf wie viele Touren Ihre Ziele von xRouten verteilt und optimiert werden sollen.

Für Jede Tour stehen Ihnen dazu folgende Optionen zur Verfügung:

• Name der Tour
• Start- und Zieladresse
• Fahrer (können auch mehrere oder keine sein)
• Fahrzeugprofil (Bestimmt die Streckenführung und Navigation)
• Routenfarbe
• Menge
• Arbeitszeit (Start und Ende der Tour, kann auch frei bleiben)

Sie können alle Werte auch nachträglich in jeder Tour ändern.

Wenn Sie andere vorausgefüllte Standardwerte haben möchten, können Sie sie in dem Menüpunkt Einstellungen ändern. Klicken Sie dazu auf das Zahnrad ganz unten links im Bild.

Zum Schluss können Sie noch entscheiden, ob Ihre Ziele gleichmäßig auf Touren verteilt werden sollen. Wenn Sie den Schalter dafür ausschalten, wird xRouten versuchen so wenige Touren wie möglich zu erstellen. Das führt dazu, dass manche Touren sehr viele Ziele und andere wiederum sehr wenige Ziele haben können.

Sobald Sie alle Touren konfiguriert haben, klicken Sie einfach auf Importieren. Abhängig davon, wie viele Touren erstellt und wie viele Ziele verteilt werden, kann der Importprozess ein wenig Zeit in Anspruch nehmen. Sobald alles fertig ist, sehen Sie Ihre Touren im System.

Was passiert, wenn ein Import fehlschlägt?

Ein Import kann fehlschlagen, wenn die Ziele aus Ihrer Tabelle nicht auf die gewünschte Anzahl an Touren verteilt werden können. Da Ihre Imports gespeichert werden und Sie beim letzten Schritt weitermachen können, ist das schnell behoben:

• Klicken Sie links in der Navigationsleiste auf Import
• Wählen Sie in der Liste den Import, der bei Ihnen fehlgeschlagen ist und klicken Sie auf Wiederholen
• Legen Sie diesmal im letzten Schritt einfach mehr Touren an
• Und/oder verlängern Sie die Arbeitszeiten der Touren
• Klicken Sie auf Importieren

Die Anzahl an Touren und die Arbeitszeiten pro Tour sind die Parameter, die bestimmen, ob alle Ziele wie gewünscht verteilt werden können. Passen Sie diese Werte an, um das beste Ergebnis zu bekommen.